Comment configurer un système téléphonique avec standard automatique pour votre site Web

Souhaitez-vous configurer un système téléphonique automatisé pour votre entreprise en ligne ?

Un système téléphonique avec serveur vocal interactif garantit que les appels des clients sont traités instantanément. Il donne non seulement une image professionnelle à votre petite entreprise, mais peut également vous aider à réduire vos coûts.

Dans ce tutoriel étape par étape, nous vous montrerons comment configurer facilement un système téléphonique avec serveur vocal interactif dans WordPress.

Obtenir les bons outils pour un système téléphonique automatisé

De nombreux sites Web de petites entreprises se contentent d'ajouter un numéro de téléphone ou un bouton d'appel à leur site Web et s'arrêtent là. Les clients peuvent alors vous contacter si nécessaire. Mais le problème est que vous pouvez recevoir des appels à toute heure et si vous êtes déjà en ligne, un client pourrait attendre longtemps.

Cela vous laissera frustrés, ainsi que vos clients. Un système de serveur vocal interactif, en revanche, vous permet de profiter de nombreuses fonctionnalités, notamment des réponses automatiques aux appels, la mise en attente, les heures d'ouverture et bien plus encore.

Avec les services téléphoniques standard, la mise en place de ces fonctionnalités peut être coûteuse, surtout si vous gérez un volume d'appels important.

En utilisant un système téléphonique avec serveur vocal interactif, vous pouvez obtenir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour offrir une expérience client améliorée sur votre site, tout en respectant votre budget.

Nous vous recommandons d'utiliser Nextiva. C'est le meilleur service téléphonique professionnel qui vous permet de gérer facilement les appels professionnels avec des fonctionnalités de réceptionniste automatique.

Nextiva est un fournisseur de services téléphoniques VoIP (voix sur IP). Cela signifie qu'il utilise Internet pour passer et recevoir des appels téléphoniques, ce qui est beaucoup moins cher.

Vous n'avez pas besoin d'un centre d'appels coûteux avec du personnel de support. Vous obtiendrez tout ce dont vous avez besoin pour paraître professionnel, même s'il n'y a qu'un ou deux membres de l'équipe qui gèrent le support.

Si vous avez une équipe plus importante, vous pouvez diriger les appelants vers le bon service à l'aide d'un système de menu. Cela réduira les files d'attente d'appels et facilitera grandement la gestion des appels.

Voici quelques-uns des avantages exceptionnels inclus dans Nextiva :

• Numéro gratuit
• Répondeur automatique
• Renvoi d'appel
• Mise en attente d'appel
• Messagerie vocale
• Conférence téléphonique et vidéo
• Enregistrement d'appels
• Application mobile
• et bien plus encore.

Si vous possédez déjà un numéro de téléphone professionnel, vous pouvez transférer ce numéro vers Nextiva et continuer à utiliser le même numéro. Ils vous fourniront même un numéro temporaire avec identification de l'appelant pendant la transition.

Vous pourrez gérer vos communications d'entreprise depuis n'importe quel appareil, y compris votre ordinateur portable, votre téléphone de bureau et votre téléphone mobile.

Cela contribuera énormément à améliorer la satisfaction de la clientèle. Nextiva dispose même d'un système de téléphonie basé sur le cloud conçu pour les équipes distantes. Vous pouvez migrer votre PBX actuel vers le cloud ou obtenir un système VoIP hébergé avec des super pouvoirs. 

Vous souhaitez en savoir plus sur Nextiva ? Vous pouvez en lire davantage sur ce service ici : Nextiva Review: Is It the Best Business Phone Service?

Si vous souhaitez explorer d'autres options, consultez RingCentral, Ooma et Grasshopper.

Cela dit, nous allons vous montrer comment configurer le système téléphonique avec répondeur automatique sur votre site Web en utilisant Nextiva.

Comment configurer un système téléphonique avec répondeur automatique

Pour commencer, inscrivez-vous à un compte Nextiva. Vous pouvez choisir un plan en fonction des fonctionnalités et de la fonctionnalité dont vous avez besoin, ainsi que des niveaux de prix. Le plan de base Essential est plus que suffisant pour commencer avec un système téléphonique automatisé pour les petites entreprises, et vous pouvez évoluer au fur et à mesure de votre croissance.

Vous bénéficierez de fonctionnalités telles que :

• Appels vocaux illimités
• Numéros gratuits, fax Internet illimité
• Vidéoconférences, jusqu'à 45 minutes et 250 participants
• Créez des notes sur les contacts et les appels
• Messagerie de collaboration d'équipe
• Planification de calendrier et de réunions
• Intégrations de contacts et de calendrier, Google et Outlook
• Gestion des contacts, jusqu'à 500 contacts partagés

Vous pouvez également demander une démo avant de vous inscrire afin de vous assurer que ce service vous convient.

Lors de votre inscription, vous aurez la possibilité de sélectionner un nouveau numéro de téléphone professionnel ou de connecter un numéro existant à votre compte Nextiva.

Une fois la configuration terminée, vous pourrez utiliser ce numéro pour passer et recevoir des appels sur plusieurs appareils.

Pour configurer le système téléphonique de réponse automatique sur votre site Web, accédez à votre compte Nextiva. Dans la barre des tâches de gauche, sélectionnez l'onglet Communication » Système téléphonique.

Cela ouvrira une nouvelle page où vous verrez plus d'options pour votre système téléphonique. Sélectionnez l'onglet Flux d'appels ici. Cela vous permettra de configurer un système de réponse téléphonique automatisé pour les petites entreprises.

Ensuite, vous pouvez choisir le bouton Créer un nouveau flux pour commencer à configurer la fonctionnalité de réponse automatique.

Lorsque vous débutez, vous pouvez Commencer à partir de zéro. Une fois que vous avez créé des flux d'appels et que vous les avez enregistrés en tant que modèles, vous les verrez ici.

Nextiva vous permet d'ajouter un nom à ce flux d'appels afin que vous puissiez facilement vous souvenir duquel sélectionner plus tard. Sur le côté droit, vous verrez une icône de téléphone.

En cliquant sur cette icône, vous aurez la possibilité d'entrer votre numéro de téléphone professionnel. Vous pouvez même ajouter des extensions et d'autres numéros ici si vous souhaitez que les appelants se connectent directement à différents départements ou équipes.

Cette fonctionnalité de routage des appels permet à votre équipe de savoir plus facilement de quoi le client appelle avant même de répondre au téléphone.

Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton ‘Enregistrer & Continuer’. Après cela, vous pouvez configurer les actions qui auront lieu une fois votre flux d’appels activé.

Sélectionnez le bouton ‘Ajouter une action’ et un nouveau menu apparaîtra.

Ici, choisissez ‘Menu téléphonique’ pour enregistrer un message d’accueil pour vos appelants. Vous pouvez également ajouter des options pour qu’ils sélectionnent les problèmes spécifiques qu’ils rencontrent afin qu’ils soient dirigés vers le bon service ou membre de l’équipe.

Par défaut, il existe un message d’accueil pré-enregistré que vous pouvez utiliser. Si vous souhaitez personnaliser votre message pour le standard automatique, vous pouvez enregistrer ou télécharger un message d’accueil personnalisé ici.

Ce message deviendra votre réceptionniste virtuelle dans l’appel IVR (réponse vocale interactive).

Ensuite, vous pouvez personnaliser votre menu téléphonique pour qu’il corresponde à votre entreprise ou à votre site web. Sous le Menu téléphonique, vous verrez un clavier. Vous pouvez sélectionner les numéros que vous souhaitez activer ici.

Par exemple, vous pouvez demander à l’appelant d’appuyer sur 1 pour le Support, 2 pour les demandes de Ventes, et 9 pour Contacter un représentant.

Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le numéro, puis d’ajouter les détails du service ou de l’équipe dans la section Options du menu à droite.

Vous avez presque terminé la configuration de votre système téléphonique professionnel. Si vous souhaitez configurer les Options avancées, vous pouvez définir une durée de délai d’attente et un numéro pour composer l’opérateur.

Si vous souhaitez permettre aux appelants de composer un numéro d’extension, il y a une case à cocher ici que vous devez sélectionner.

Pour passer à l’étape suivante, vous devez cliquer sur le bouton ‘Enregistrer & Continuer’.

Vous êtes maintenant de retour sur l'écran principal du flux d'appels. Ici, vous pouvez attribuer des membres de l'équipe et des numéros de téléphone/extensions aux options de menu que vous venez d'ajouter. Cela améliorera la gestion de vos appels et permettra au personnel d'utiliser des scripts d'opérateur pour chaque extension.

Si vous cliquez sur un bouton ‘Ajouter une action’ ici, à partir des sous-menus, vous pouvez sélectionner l'onglet ‘Utilisateurs et équipes’.

Ici, vous pouvez attribuer un membre de l'équipe à l'action. Vous verrez des options pour ajouter un nom d'équipe, si vous souhaitez que tous les membres connectés sonnent ensemble ou un par un.

Vous pouvez explorer ces options et configurer les paramètres selon vos préférences.

Cliquez sur Enregistrer & Continuer et vous reviendrez à l'écran principal du flux d'appels. Suivez les mêmes étapes pour ajouter des actions à chaque option de menu.

Avec cela, vous avez configuré un système de réponse téléphonique automatisé pour votre entreprise.

Il peut arriver que vous ou vos membres d'équipe ne puissiez pas répondre aux appels. Ainsi, en dehors des heures d'ouverture et les jours fériés, vous pouvez configurer une boîte vocale. Cela permet aux appelants de laisser un message si personne ne répond au téléphone.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui ne veulent pas manquer les communications importantes de leurs clients. Ainsi, si vous êtes un organisateur de mariage, un organisateur d'événements ou un indépendant, par exemple, les appelants pourraient laisser des messages détaillant ce qu'ils recherchent et demandant un devis.

Pour ajouter la messagerie vocale à votre flux d'appels, assurez-vous de choisir le bouton ‘Ajouter une action’ sous l'extension que vous venez de configurer.

Vous pouvez maintenant choisir ‘Messagerie vocale’ au lieu de ‘Utilisateurs & Équipes’.

Sur la page suivante, vous pouvez configurer votre boîte vocale et votre message. Choisissez l'équipe ou la personne dans le menu déroulant ‘Destination de la messagerie vocale’, et le bon département dans le menu déroulant ‘Équipe’.

Encore une fois, cliquez sur le bouton Enregistrer & Continuer. Suivez les mêmes étapes pour chaque extension que vous avez ajoutée. Une fois que vous avez terminé, vous verrez que le flux d'appels va vers différentes extensions, puis vers la messagerie vocale, et l'appel se termine.

Votre flux d'appels de standard automatique multiniveau est maintenant prêt. Lorsque vous cliquerez sur le bouton « Mettre en ligne » en bas de l'écran, le flux d'appels s'activera.

Nous vous recommandons de tester votre système téléphonique de standard automatique en passant plusieurs appels entrants fictifs pour tester le message d'accueil, les extensions et les options de messagerie vocale.

Avec cela, vous avez configuré avec succès un système téléphonique automatisé pour votre site Web avec un standard automatique et un flux d'appels.

Vous pouvez maintenant faciliter les appels de vos clients en ajoutant une icône de téléphone à votre site Web plutôt qu'en affichant un numéro qu'ils doivent composer. Lorsque les utilisateurs cliquent sur l'icône, le numéro sera composé automatiquement pour eux.

Comment ajouter un bouton « Appeler maintenant » à votre site WordPress

Il existe un plugin WordPress simple que vous pouvez utiliser pour ajouter un bouton Appeler maintenant à votre site Web. Cela permet aux appelants de composer plus facilement votre numéro, surtout s'ils sont sur leur mobile.

Si vous recherchez un système téléphonique de standard automatique gratuit, ce plugin peut être une bonne alternative. Il permet aux clients de vous contacter en cliquant simplement sur le bouton d'appel.

Vous pouvez également utiliser un formulaire de contact dans WordPress. Vous pouvez le configurer gratuitement et laisser les utilisateurs intéressés remplir un formulaire avec la date et l'heure auxquelles vous leur donnerez un appel.

Pour revenir au tutoriel, configurons le bouton d'appel sur votre site.

Dans WordPress, accédez à la page Extensions » Ajouter. Recherchez maintenant le plugin WP Call Button et installez-le et activez-le. Pour plus d'étapes à ce sujet, utilisez ce guide : Comment installer un plugin WordPress – 3 méthodes (étape par étape)

Une fois activé, allez dans Paramètres » WP Call Button dans le menu WordPress.

Ici, vous pouvez activer le bouton d'appel et ajouter le numéro de téléphone VoIP que vous avez configuré avec Nextiva.

Vous verrez également des options pour personnaliser l'apparence de votre bouton et ajouter un bouton d'appel fixe qui flotte sur l'écran de votre site Web.

WP Call Button vous donne le contrôle de votre bouton. Vous choisissez où vous voulez afficher/masquer le bouton sur les pages et les articles.

Si vous souhaitez l'afficher à des endroits spécifiques, vous pouvez utiliser l'option Bouton d'appel statique. Cela vous donnera un shortcode que vous pourrez intégrer sur votre site WordPress.

Après avoir configuré le plugin, assurez-vous de cliquer sur le bouton 'Enregistrer les modifications'.

Vous pouvez également ajouter un bouton fixe directement à vos pages, articles et zones de widgets en utilisant le bloc inclus.

Dans les paramètres du bloc, vous aurez des options pour personnaliser les couleurs, la taille du texte, l'alignement, et afficher ou masquer l'icône du téléphone.

Une fois terminé, assurez-vous de cliquer sur ‘Mettre à jour’ ou ‘Publier’ pour enregistrer vos modifications. Voir notre tutoriel étape par étape ici : Comment ajouter facilement un bouton d'appel maintenant à WordPress (étape par étape).

C'est tout ! Vous avez amélioré votre support client et économisé de l'argent par la même occasion ! Nous espérons que ce guide sur la mise en place d'une automatisation téléphonique virtuelle ajoutée vous a été utile.

Ensuite, vous voudrez peut-être utiliser un CRM pour améliorer votre automatisation : 10 meilleurs logiciels CRM pour petites entreprises comparés.

Et vous voudrez consulter nos guides :

• Chat en direct WordPress : Comment le configurer GRATUITEMENT (étape par étape)
• 7 meilleurs outils de collaboration en ligne pour les équipes
• 11 meilleurs services de téléphonie VoIP pour petites entreprises

Ces articles sont dédiés à l'optimisation de votre expérience client de manière simple et économique.