Você quer configurar um sistema de telefone automatizado para o seu negócio online?
Um sistema de atendimento automático garante que as chamadas dos clientes sejam atendidas instantaneamente. Ele não só faz seu pequeno negócio parecer profissional, mas também pode ajudar a reduzir custos.
Neste tutorial passo a passo, mostraremos como configurar facilmente um sistema de atendimento automático no WordPress.
Obtendo as Ferramentas Certas para um Sistema de Telefone Automatizado
Muitos sites de pequenas empresas simplesmente adicionam um número de telefone ou um botão de chamada em seu site e param por aí. Os clientes podem então entrar em contato se precisarem. Mas o problema com isso é que você pode receber chamadas a qualquer hora e, se você estiver em outra ligação, um cliente pode ficar esperando por muito tempo.
Isso deixará você e eles frustrados. Um sistema de atendimento automático, por outro lado, permite que você aproveite tantos recursos que incluem respostas automáticas de chamadas, espera de chamadas, horário comercial e muito mais.
Com serviços de telefonia padrão, configurar esses recursos pode ser caro, especialmente se você estiver lidando com volumes de chamadas comerciais.
Ao usar um sistema de telefone de atendimento automático, você pode obter todos os recursos necessários para oferecer uma experiência elevada ao cliente em seu site dentro do seu orçamento.
Recomendamos o uso de Nextiva. É o melhor serviço de telefonia empresarial que permite gerenciar facilmente chamadas comerciais com recursos de recepcionista automática.
Nextiva é um provedor de serviços de telefonia VoIP (voz sobre protocolo de internet). Isso significa que ele usa a internet para fazer e receber chamadas telefônicas, tornando-o muito mais barato.
Você não precisa de um call center caro com equipe de suporte. Você terá tudo o que precisa para parecer profissional, mesmo que sejam apenas 1 ou 2 membros da equipe lidando com o suporte.
Se você tem uma equipe maior, pode direcionar os chamadores para o departamento certo usando um sistema de menu. Isso reduzirá as filas de chamadas e tornará o gerenciamento de chamadas muito mais fácil.
Aqui estão apenas alguns dos incríveis benefícios incluídos no Nextiva:
- Número gratuito
- Atendente automático
- Encaminhamento de chamadas
- Chamada em espera
- Caixa postal
- Conferência de chamadas e vídeo
- Gravação de chamadas
- Aplicativo móvel
- e muito mais.
Se você já tem um número de telefone comercial, pode portar o número para o Nextiva e continuar usando o mesmo número. Eles até lhe darão um número temporário com identificador de chamadas durante a transição.
Você poderá gerenciar sua comunicação comercial de qualquer dispositivo, incluindo seu laptop, telefone de mesa e celular.
Isso ajudará a melhorar tremendamente a satisfação do cliente. O Nextiva tem até um sistema de telefonia baseado em nuvem criado para equipes remotas. Você pode mover seu PBX atual para a nuvem ou obter um sistema VoIP hospedado com superpoderes.
Quer saber mais sobre o Nextiva? Você pode ler mais sobre este serviço aqui: Nextiva Review: Is It the Best Business Phone Service?
Se você quiser explorar mais opções, confira RingCentral, Ooma e Grasshopper.
Dito isso, mostraremos como configurar o sistema telefônico de atendente automático em seu site usando o Nextiva.
Como Configurar um Sistema Telefônico de Atendente Automático
Para começar, inscreva-se em uma conta Nextiva. Você pode escolher um plano de acordo com os recursos e funcionalidades que você precisa e os níveis de preço. O plano básico Essential é mais do que suficiente para começar com um sistema telefônico automatizado para pequenas empresas, e você pode escalar à medida que cresce.
Você terá recursos como:
- Chamadas de voz ilimitadas
- Números gratuitos, Fax pela Internet ilimitado
- Reuniões por vídeo, com até 45 minutos e 250 participantes
- Crie notas sobre contatos e chamadas
- Mensagens de chat para colaboração em equipe
- Agendamento de calendário e reuniões
- Integrações de contatos e calendário, Google e Outlook
- Gerenciamento de contatos, até 500 contatos compartilhados
Você também pode solicitar uma demonstração antes de se inscrever para ter certeza de que este serviço é adequado para você.
Ao se inscrever, você terá a opção de selecionar um novo número de telefone comercial ou conectar um número existente à sua conta Nextiva.
Depois de concluir a configuração, você pode usar este número para fazer e receber chamadas em vários dispositivos.
Agora, para configurar o sistema telefônico de atendimento automático em seu site, acesse sua conta Nextiva. Na barra de tarefas esquerda, selecione a guia Comunicação » Sistema Telefônico.
Isso abrirá uma nova página onde você verá mais opções para o seu sistema telefônico. Selecione a guia Fluxos de Chamada aqui. Isso permitirá que você configure um sistema de atendimento telefônico automatizado para pequenas empresas.
Em seguida, você pode escolher o botão Criar Novo Fluxo para começar a configurar o recurso de atendimento automático.
Quando você estiver apenas começando, pode Começar do Zero. Depois de criar fluxos de chamada e salvá-los como modelos, você os verá aqui.
O Nextiva permite que você adicione um nome para este fluxo de chamada para que você possa se lembrar facilmente qual selecionar mais tarde. No lado direito, você verá um ícone de telefone.
Ao clicar neste ícone, você terá a opção de inserir o número de telefone da sua empresa. Você pode até adicionar ramais e mais números aqui, se desejar que os chamadores se conectem diretamente a diferentes departamentos ou equipes.
Este recurso de roteamento de chamadas facilita para sua equipe saber sobre o que o cliente está ligando, mesmo antes de atender o telefone.
Agora você pode clicar no botão ‘Salvar e Continuar’. Após isso, você pode configurar as ações que ocorrerão assim que seu fluxo de chamadas for ativado.
Selecione o botão ‘Adicionar ação’ e você verá um novo menu aparecer.
Aqui, escolha ‘Menu Telefônico’ para gravar uma mensagem de saudação para seus chamadores. Você também pode adicionar opções para que eles selecionem problemas específicos que estão enfrentando, para que sejam direcionados ao departamento ou membro da equipe correto.
Agora, por padrão, há uma saudação pré-gravada que você pode usar. Se você quiser personalizar sua mensagem para o atendente automático, você pode gravar ou carregar uma saudação personalizada aqui.
Esta mensagem se tornará sua recepcionista virtual na chamada IVR (resposta de voz interativa).
Em seguida, você pode personalizar seu menu telefônico para que ele se adeque ao seu negócio ou site. Em Menu Telefônico, você verá um teclado. Você pode selecionar os números que deseja ativar aqui.
Por exemplo, você pode pedir ao chamador para pressionar 1 para Suporte, 2 para Consultas de Vendas e 9 para Conectar a um representante.
Tudo o que você precisa fazer é clicar no número e, em seguida, adicionar os detalhes do departamento ou equipe na seção Opções de Menu à direita.
Agora você está quase terminando de configurar seu sistema telefônico comercial. Se você quiser configurar Opções Avançadas, você pode definir uma duração de tempo limite e um número para discar para o operador.
Se você quiser permitir que os chamadores discagem uma extensão, há uma caixa de seleção aqui que você precisa marcar.
Para prosseguir para a próxima etapa, você precisa clicar no botão ‘Salvar e Continuar’.
Agora você voltará para a tela principal do fluxo de chamadas. Aqui, você pode atribuir membros da equipe e números de telefone/extensões às opções de menu que você acabou de adicionar. Isso melhorará o atendimento das suas chamadas e permitirá que a equipe use scripts de atendimento para cada extensão.
Se você clicar em um botão ‘Adicionar ação’ aqui nos submenus, você pode selecionar a aba ‘Usuários e Equipes’.
Aqui você pode atribuir um membro da equipe à ação. Você verá opções para adicionar um nome de equipe, se deseja que todos os membros conectados toquem juntos ou um de cada vez.
Você pode explorar essas opções e configurar as configurações para atender às suas preferências.
Clique em Salvar e Continuar e você retornará à tela principal do fluxo de chamadas. Siga os mesmos passos para adicionar ações a cada opção de menu.
Com isso, você configurou um sistema automatizado de atendimento telefônico comercial.
Agora, pode haver momentos em que você ou seus membros de equipe não consigam atender nenhuma chamada. Portanto, fora do horário comercial e em feriados, você pode configurar uma caixa de correio de voz. Isso permite que os chamadores deixem uma mensagem se ninguém atender o telefone.
Este recurso é especialmente útil para empresas que não querem perder comunicações importantes de clientes. Portanto, se você é um planejador de casamentos, organizador de eventos ou freelancer, por exemplo, os chamadores poderiam deixar mensagens detalhando o que procuram e solicitando um orçamento.
Para adicionar correio de voz ao seu fluxo de chamadas, certifique-se de escolher o botão ‘Adicionar ação’ sob a extensão que você acabou de configurar.
Agora você pode escolher ‘Correio de Voz’ em vez de ‘Usuários e Equipes’.
Na próxima página, você pode configurar sua caixa de correio de voz e mensagem. Escolha a equipe ou pessoa no menu suspenso ‘Destino do Correio de Voz’ e o departamento correto no menu suspenso ‘Equipe’.
Novamente, clique no botão Salvar e Continuar. Siga os mesmos passos para cada extensão que você adicionou. Depois de terminar, você verá que o fluxo de chamadas vai para diferentes extensões, depois para o correio de voz, e a chamada termina.
Agora, seu fluxo de chamadas do atendedor automático multinível está pronto. Ao clicar no botão ‘Entrar ao Vivo’ na parte inferior da tela, o fluxo de chamadas será ativado.
Recomendamos testar seu sistema telefônico de atendedor automático, realizando várias chamadas fictícias para testar a mensagem de saudação, as extensões e as opções de correio de voz.
Com isso, você configurou com sucesso um sistema telefônico automatizado para seu site com atendedor automático e um fluxo de chamadas.
Agora você pode facilitar para os clientes ligarem para você adicionando um ícone de telefone ao seu site em vez de exibir um número que eles precisam discar. Quando os usuários clicarem no ícone, o número será discado automaticamente para eles.
Como Adicionar um Botão ‘Ligar Agora’ ao Seu Site WordPress
Existe um plugin simples para WordPress que você pode usar para adicionar um botão Ligar Agora ao seu site. Isso facilita para os chamadores discarem seu número, especialmente se estiverem em seus celulares.
Se você está procurando um sistema telefônico de atendedor automático gratuito, este plugin pode ser uma boa alternativa. Ele facilita para os clientes entrarem em contato com você apenas clicando no botão de chamada.
Você também pode usar um Formulário de Contato no WordPress. Você pode configurá-lo gratuitamente e permitir que usuários interessados preencham um formulário com a data e hora que considerarem convenientes para você ligar para eles.
Voltando ao tutorial, vamos configurar o botão de Chamada em seu site.
No WordPress, navegue até a página Plugins » Adicionar Novo. Agora pesquise pelo plugin WP Call Button e instale-o e ative-o. Para mais etapas sobre isso, use este guia: Como Instalar um Plugin do WordPress – 3 Métodos (Passo a Passo)
Uma vez ativado, vá para Configurações » WP Call Button no menu do WordPress.
Aqui, você pode ativar o botão de chamada e adicionar o número de telefone VoIP que você configurou com a Nextiva.
Você também verá opções para personalizar a aparência do seu botão e adicionar um botão de chamada fixo que flutua na tela em todo o seu site.
O WP Call Button lhe dá controle sobre seu botão. Você escolhe onde deseja exibir/ocultar o botão em páginas e posts.
Se você quiser exibi-lo em locais específicos, poderá usar a opção Botão de Chamada Estático. Isso lhe dará um shortcode que você pode incorporar em seu site WordPress.
Após configurar o plugin, certifique-se de clicar no botão ‘Salvar Alterações’.
Você também pode adicionar um botão fixo diretamente às suas páginas, posts e áreas de widget usando o bloco incluído.
Nas configurações do bloco, você terá opções para personalizar as cores, o tamanho do texto, o alinhamento e exibir ou ocultar o ícone do telefone.
Quando terminar, certifique-se de clicar em ‘Atualizar’ ou ‘Publicar’ para salvar suas alterações. Veja nosso tutorial passo a passo aqui: Como Adicionar Facilmente um Botão de Ligar Agora ao WordPress (Passo a Passo).
É isso! Você acabou de melhorar seu suporte ao cliente e economizar dinheiro também! Esperamos que você tenha achado este guia sobre como configurar automação de telefone virtual adicionada útil.
Em seguida, você pode querer usar um CRM para melhorar sua automação: 10 Melhores Softwares de CRM para Pequenas Empresas Comparados.
E você vai querer ver nossos guias:
- Chat ao Vivo no WordPress: Como Configurar GRATUITAMENTE (Passo a Passo)
- 7 Melhores Ferramentas de Colaboração Online para Equipes
- 11 Melhores Serviços de Telefone VoIP Empresarial para Pequenas Empresas
Estas postagens são dedicadas a otimizar sua experiência do cliente de maneiras fáceis e econômicas.
Comentários Deixe uma Resposta