¿Quieres configurar un sistema telefónico automatizado para tu negocio en línea?
Un sistema telefónico de respuesta automática asegura que las llamadas de los clientes sean respondidas al instante. No solo hace que tu pequeña empresa luzca profesional, sino que también puede ayudarte a reducir costos.
En este tutorial paso a paso, te mostraremos cómo configurar fácilmente un sistema telefónico de respuesta automática en WordPress.
Obtener las Herramientas Adecuadas para un Sistema Telefónico Automatizado
Muchos sitios web de pequeñas empresas simplemente agregan un número de teléfono o un botón de llamada a su sitio web y lo dejan así. Los clientes pueden ponerse en contacto si lo necesitan. Pero el problema con esto es que puedes recibir llamadas a horas extrañas y si estás en otra llamada, un cliente podría quedarse esperando mucho tiempo.
Esto te frustrará a ti y a ellos. Un sistema de respuesta automática, por otro lado, te permite aprovechar tantas funciones que incluyen respuestas automáticas de llamadas, espera de llamadas, horario comercial y mucho más.
Con los servicios telefónicos estándar, configurar estas funciones puede ser costoso, especialmente si manejas volúmenes de llamadas comerciales.
Al usar un sistema telefónico de respuesta automática, puedes obtener todas las funciones que necesitas para brindar una experiencia de cliente elevada en tu sitio dentro de tu presupuesto.
Recomendamos usar Nextiva. Es el mejor servicio telefónico para empresas que te permite administrar fácilmente las llamadas comerciales con funciones de recepcionista automática.
Nextiva es un proveedor de servicios telefónicos VoIP (voz sobre protocolo de internet). Esto significa que utiliza internet para hacer y recibir llamadas telefónicas, por lo que es mucho más barato.
No necesitas un costoso centro de llamadas con personal de soporte. Obtendrás todo lo que necesitas para parecer profesional, incluso si solo hay 1 o 2 miembros del equipo manejando el soporte.
Si tienes un equipo más grande, puedes dirigir a los llamadores al departamento correcto usando un sistema de menús. Esto reducirá las colas de llamadas y hará que la gestión de llamadas sea mucho más fácil.
Aquí tienes solo algunos de los increíbles beneficios incluidos en Nextiva:
- Número gratuito
- Operador automático
- Desvío de llamadas
- Llamada en espera
- Buzón de voz
- Conferencias de llamadas y video
- Grabación de llamadas
- Aplicación móvil
- y mucho más.
Si ya tienes un número de teléfono de empresa, puedes portar el número a Nextiva y seguir usando el mismo número. Incluso te darán un número temporal con identificador de llamadas mientras haces la transición.
Podrás gestionar la comunicación de tu empresa desde cualquier dispositivo, incluyendo tu portátil, teléfono de escritorio y teléfono móvil.
Esto ayudará a mejorar enormemente la satisfacción del cliente. Nextiva incluso tiene un sistema de telefonía en la nube diseñado para equipos remotos. Puedes mover tu PBX actual a la nube u obtener un sistema VoIP alojado con superpoderes.
¿Quieres saber más sobre Nextiva? Puedes leer más sobre este servicio aquí: Nextiva Review: Is It the Best Business Phone Service?
Si deseas explorar más opciones, consulta RingCentral, Ooma y Grasshopper.
Dicho esto, te mostraremos cómo configurar el sistema telefónico de operador automático en tu sitio web usando Nextiva.
Cómo configurar un sistema telefónico de operador automático
Para empezar, regístrate para obtener una cuenta de Nextiva. Puedes elegir un plan según las funciones y la funcionalidad que necesites y los niveles de precios. El plan básico Essential es más que suficiente para empezar con un sistema telefónico automatizado para pequeñas empresas, y puedes escalar a medida que creces.
Obtendrás funciones como:
- Llamadas de voz ilimitadas
- Números gratuitos, Fax por Internet ilimitado
- Videoconferencias, hasta 45 minutos y 250 participantes
- Crea notas sobre contactos y llamadas
- Mensajería de chat para colaboración en equipo
- Programación de calendarios y reuniones
- Integraciones de contactos y calendarios, Google y Outlook
- Gestión de contactos, hasta 500 contactos compartidos
También puedes solicitar una demostración antes de registrarte para asegurarte de que este servicio es adecuado para ti.
Al registrarte, tendrás la opción de seleccionar un nuevo número de teléfono de empresa o conectar un número existente a tu cuenta de Nextiva.
Una vez que hayas completado la configuración, puedes usar este número para hacer y recibir llamadas en varios dispositivos.
Ahora, para configurar el sistema telefónico de respuesta automática en tu sitio web, dirígete a tu cuenta de Nextiva. En la barra de tareas izquierda, selecciona la pestaña Comunicación » Sistema Telefónico.
Esto abrirá una nueva página donde verás más opciones para tu sistema telefónico. Selecciona la pestaña Flujos de Llamadas aquí. Esto te permitirá configurar un sistema de respuesta telefónica automatizado para pequeñas empresas.
A continuación, puedes elegir el botón Crear Nuevo Flujo para empezar a configurar la función de respuesta automática.
Cuando recién empieces, puedes Empezar desde Cero. Una vez que crees flujos de llamadas y los guardes como plantillas, los verás aquí.
Nextiva te permite agregar un nombre para este flujo de llamadas para que puedas recordar fácilmente cuál seleccionar más tarde. En el lado derecho, verás un ícono de teléfono.
Al hacer clic en este ícono, obtendrás una opción para ingresar el número de teléfono de tu negocio. Incluso puedes agregar extensiones y más números aquí si deseas que los que llaman se conecten directamente con diferentes departamentos o equipos.
Esta función de enrutamiento de llamadas facilita que tu equipo sepa de qué trata la llamada del cliente incluso antes de contestar el teléfono.
Ahora puedes hacer clic en el botón ‘Guardar y Continuar’. Después de esto, puedes configurar las acciones que tendrán lugar una vez que tu flujo de llamadas se active.
Selecciona el botón ‘Agregar acción’ y verás que aparece un nuevo menú.
Aquí, elige ‘Menú telefónico’ para grabar un mensaje de saludo para tus interlocutores. También puedes agregar opciones para que seleccionen problemas específicos que están enfrentando para que sean dirigidos al departamento o miembro del equipo correcto.
Ahora, por defecto, hay un saludo pregrabado que puedes usar. Si deseas personalizar tu mensaje para el asistente automático, puedes grabar o cargar un saludo personalizado aquí.
Este mensaje se convertirá en tu recepcionista virtual en la llamada de IVR (respuesta de voz interactiva).
A continuación, puedes personalizar tu menú telefónico para que se adapte a tu negocio o sitio web. Debajo de Menú telefónico, verás un teclado. Puedes seleccionar los números que deseas activar aquí.
Por ejemplo, puedes pedirle al interlocutor que presione 1 para Soporte, 2 para consultas de Ventas y 9 para Conectar con un representante.
Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el número y luego agregar los detalles del departamento o equipo en la sección Opciones del menú a la derecha.
Ahora casi has terminado de configurar tu sistema telefónico de negocios. Si deseas configurar Opciones avanzadas, puedes establecer una duración de tiempo de espera y un número para marcar al operador.
Si deseas permitir que los interlocutores marquen una extensión, hay una casilla aquí que debes marcar.
Para continuar al siguiente paso, necesitas hacer clic en el botón ‘Guardar y continuar’.
Ahora volverás a la pantalla principal del flujo de llamadas. Aquí, puedes asignar miembros del equipo y números de teléfono/extensiones a las opciones de menú que acabas de agregar. Esto mejorará el manejo de tus llamadas y permitirá al personal usar guiones de atención para cada extensión.
Si haces clic en un botón ‘Agregar acción’ aquí desde los submenús, puedes seleccionar la pestaña ‘Usuarios y equipos’.
Aquí puedes asignar un miembro del equipo a la acción. Verás opciones para agregar un nombre de equipo, si deseas que suenen todos los miembros conectados juntos o uno a la vez.
Puedes explorar estas opciones y configurar los ajustes según tus preferencias.
Haz clic en Guardar y continuar y volverás a la pantalla principal del flujo de llamadas. Sigue los mismos pasos para agregar acciones a cada opción de menú.
Con eso, has configurado un sistema automatizado de respuesta telefónica para empresas.
Ahora puede haber momentos en los que tú o los miembros de tu equipo no puedan responder llamadas. Así que fuera del horario comercial y en días festivos, puedes configurar un buzón de voz. Esto permite a los que llaman dejar un mensaje si nadie contesta el teléfono.
Esta función es especialmente útil para empresas que no quieren perderse comunicaciones importantes de los clientes. Por lo tanto, si eres un planificador de bodas, un organizador de eventos o un profesional independiente, por ejemplo, los que llaman podrían dejar mensajes detallando lo que buscan y solicitando una cotización.
Para agregar buzón de voz a tu flujo de llamadas, asegúrate de elegir el botón ‘Agregar acción’ debajo de la extensión que acabas de configurar.
Ahora puedes elegir ‘Buzón de voz’ en lugar de ‘Usuarios y equipos’.
En la siguiente página, puedes configurar tu buzón de voz y tu mensaje. Elige el equipo o la persona en el menú desplegable ‘Destino del buzón de voz’, y el departamento correcto en el menú desplegable ‘Equipo’.
De nuevo, haz clic en el botón Guardar y continuar . Sigue los mismos pasos para cada extensión que hayas agregado. Una vez que termines, verás que el flujo de llamadas va a diferentes extensiones, luego al buzón de voz, y la llamada finaliza.
Ahora tu flujo de llamadas de asistente automático multinivel está listo. Cuando hagas clic en el botón 'Poner en vivo' en la parte inferior de la pantalla, el flujo de llamadas se activará.
Recomendamos probar tu sistema telefónico de asistente automático realizando varias llamadas entrantes de prueba para verificar el mensaje de saludo, las extensiones y las opciones del buzón de voz.
Con esto, has configurado con éxito un sistema telefónico automatizado para tu sitio web con asistente automático y un flujo de llamadas.
Ahora puedes facilitar que los clientes te llamen agregando un ícono de teléfono a tu sitio web en lugar de mostrar un número que necesiten marcar. Cuando los usuarios hagan clic en el ícono, el número se marcará automáticamente para ellos.
Cómo agregar un botón 'Llamar ahora' a tu sitio de WordPress
Hay un complemento simple de WordPress que puedes usar para agregar un botón Llamar ahora a tu sitio web. Esto facilita que los que llaman marquen tu número, especialmente si están en su móvil.
Si buscas un sistema telefónico de asistente automático gratuito, este complemento puede ser una buena alternativa. Facilita que los clientes se conecten contigo simplemente haciendo clic en el botón de llamada.
También puedes usar un Formulario de contacto en WordPress. Puedes configurarlo gratis y permitir que los usuarios interesados completen un formulario con la fecha y hora en que les resulte conveniente que les llames.
Volviendo al tutorial, configuremos el botón de llamada en tu sitio.
En WordPress, navega a la página Plugins » Añadir nuevo. Ahora busca el plugin WP Call Button e instálalo y actívalo. Para más pasos sobre cómo hacerlo, usa esta guía: Cómo instalar un plugin de WordPress – 3 métodos (paso a paso)
Una vez activado, ve a Ajustes » WP Call Button en el menú de WordPress.
Aquí, puedes activar el botón de llamada y añadir el número de teléfono VoIP que configuraste con Nextiva.
También verás opciones para personalizar la apariencia de tu botón y añadir un botón de llamada fijo que flota en la pantalla de tu sitio web.
WP Call Button te da control sobre tu botón. Tú eliges dónde quieres mostrar/ocultar el botón en páginas y entradas.
Si quieres mostrarlo en lugares específicos, entonces puedes usar la opción Botón de llamada estático. Esto te dará un shortcode que puedes incrustar en tu sitio de WordPress.
Después de configurar el plugin, asegúrate de presionar el botón 'Guardar cambios'.
También puedes añadir un botón fijo directamente a tus páginas, entradas y áreas de widgets usando el bloque incluido.
En la configuración del bloque, obtendrás opciones para personalizar los colores, el tamaño del texto, la alineación y mostrar u ocultar el ícono del teléfono.
Una vez hecho esto, asegúrate de hacer clic en ‘Actualizar’ o ‘Publicar’ para guardar tus cambios. Consulta nuestro tutorial paso a paso aquí: Cómo agregar fácilmente un botón de llamar ahora a WordPress (paso a paso).
¡Eso es todo! ¡Acabas de mejorar tu atención al cliente y también ahorrar dinero! Esperamos que esta guía sobre la configuración de automatización de teléfonos virtuales adicionales te haya sido útil.
A continuación, es posible que desees utilizar un CRM para mejorar tu automatización: Los 10 mejores software CRM para pequeñas empresas comparados.
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