Cómo crear un formulario de reserva para una agencia de viajes (con plantillas)

¿Quieres crear un formulario de reserva de viajes para capturar fácilmente clientes potenciales en tu sitio?

Un formulario de reserva de viajes permite a los clientes reservar boletos, paquetes turísticos y hoteles en tu sitio web. Es la forma más sencilla y fácil de recopilar la información y los requisitos de viaje de los clientes de manera eficiente. 

En esta publicación, te mostraremos la forma más fácil de crear un formulario de reserva para una agencia de viajes en WordPress.

¿Por qué crear un formulario de reserva de viajes?

Muchos agentes de viajes crean sitios web para proporcionar información de reservas en línea y servicios de reservación a sus clientes.

Con un formulario de reserva profesional, puedes recopilar toda la información, como datos de contacto, dirección de correo electrónico, teléfono, número de asistentes, fecha y más.

Algunos de los beneficios de usar formularios de reserva de viajes son:

• Ofrece soluciones personalizadas: Dependiendo del tipo de evento o tour que ofrezcas, puedes adaptar tu formulario de reserva como desees. Así obtendrás todo lo que necesitas saber sobre las preferencias de los clientes con un solo formulario. 
• Maximiza las reservas: Como un formulario de reserva en línea está disponible en tu sitio web las 24 horas del día, los 7 días de la semana, te da la oportunidad de obtener más reservas para tus paquetes de viaje.
• Ahorra tiempo y recursos: Los clientes pueden explorar los paquetes en tu sitio y hacer sus reservaciones en unos pocos clics. No necesitarás comunicarte directamente con los clientes a menos que tengan una consulta que ya no esté respondida en tu sitio.
• Pagos rápidos y confiables: Junto con otra información, puedes agregar una opción de pago en línea a tus formularios de reserva de viajes. De esta manera, las reservas solo se confirman después de que los clientes realicen los pagos con éxito. 
• Aumenta la satisfacción del cliente: Estos formularios no solo te ayudan a mejorar las ventas y la productividad como negocio, sino que también hacen que la experiencia del cliente sea más fluida.

Puedes usar la información recopilada con tus formularios para crear campañas de marketing por correo electrónico. Esto te ayudará a conquistar clientes y a destacar de la competencia. 

La mejor parte es que puedes hacer todo esto y obtener beneficios en línea sin usar aplicaciones costosas ni programas complejos.

Con eso, aprendamos cómo crear un formulario de reserva para una agencia de viajes en WordPress.

Creación de un formulario de reserva para una agencia de viajes

Encontrarás varios plugins constructores de formularios en el mercado, pero cuando se trata de crear formularios de aspecto profesional, WPForms es la mejor opción. 

WPForms es el constructor de formularios de arrastrar y soltar número 1 para sitios de WordPress. Viene con potentes funciones que te permiten crear cualquier tipo de formulario para tus sitios web, incluidos los formularios de reserva.

De hecho, en IsItWP, hemos utilizado WPForms para crear todo tipo de formularios que necesitamos.

Lo que nos encanta es que hay más de 1200 plantillas de formularios preconstruidas, por lo que no necesitas crear una desde cero. Puedes elegir una plantilla de formulario de reserva y personalizarla para que se adapte a lo que tu agencia de viajes tiene para ofrecer. 

El constructor de formularios WPForms es muy fácil de usar. Solo necesitas arrastrar y soltar los campos del formulario requeridos en la vista previa del formulario. 

Aquí hay algunos aspectos destacados de este constructor de formularios:

• Plantillas de formularios responsivas
• Notificaciones y confirmaciones de formularios personalizables
• Sistema de gestión de entradas integrado
• Integración con servicios populares de marketing por correo electrónico
• Campos de formulario para comercio electrónico
• Opción de protección contra spam en formularios
• Múltiples métodos de pago con proveedores como PayPal y Stripe
• Lógica condicional y formularios conversacionales

…y mucho más. WPForms tiene mucho que ofrecer para crear los formularios perfectos para tu sitio de viajes.

Así que hay varias buenas razones por las que recomendamos WPForms. Otra de las razones es que puedes seguir usando WPForms para otras necesidades en tu sitio, como aceptar pagos, recopilar clientes potenciales por correo electrónico, prevenir spam y hacer tu sitio más interactivo.

Ahora que sabes qué plugin constructor de formularios usar, empecemos a crear un formulario de reserva para una agencia de viajes paso a paso. 

Paso 1: Instalar y activar WPForms

Primero, necesitarás registrarte para obtener una cuenta de WPForms. WPForms ofrece una versión gratuita que viene con todas las funciones básicas que necesitas para crear formularios en WordPress. 

Para funciones más avanzadas e integraciones con pasarelas de pago, puedes actualizar a la versión premium. En este tutorial, usaremos la versión pro para explorar todas las funciones interesantes que este plugin tiene para ofrecer.

Una vez que te registres, podrás acceder a tu panel de WPForms. Aquí, abre la pestaña Descargas y encuentra el archivo de descarga del plugin junto con tu clave de licencia. 

Necesitas instalar el archivo del plugin en tu sitio de WordPress. ¿Nunca has instalado un plugin antes? ¡No te preocupes! Consulta nuestra guía sobre cómo instalar un plugin de WordPress. 

Después de instalar y activar el plugin, ve a la pestaña WPForms » Ajustes en tu panel de WordPress. Aquí deberás ingresar tu clave de licencia.

Luego, haz clic en el botón Verificar clave para activar tu cuenta de WPForms. 

Ahora, necesitas configurar el método de pago para tu formulario de reserva de viajes.  

Paso 2: Integrar con Servicio de Pago

Para aceptar pagos en tu formulario de reserva, tienes que instalar un complemento (addon) de pasarela de pago. WPForms te permite conectarte con muchos servicios de pago con la ayuda de complementos. 

Podrás instalar los complementos desde la pestaña WPForms » Complementos en tu panel de administración. Aquí, verás complementos para Stripe, PayPal y más. 

Para este tutorial, vamos a instalar el complemento de Stripe para aceptar pagos con tarjeta. Pero puedes usar cualquiera de estos servicios de pago según tu elección. 

Después de instalar el complemento, navega a la página WPForms » Ajustes y haz clic en la pestaña Pagos. Aquí, puedes conectar tu cuenta de Stripe o configurar otras opciones de pago. 

También hay opciones para usar el Modo de Prueba para verificar el estado de tu conexión con Stripe y tu sitio de WordPress. Así puedes asegurarte de que todo funcione correctamente sin aceptar pagos de clientes accidentalmente.

No olvides hacer clic en el botón Guardar Ajustes en la parte inferior de la página.

Ahora estás listo para crear tu formulario de reserva de viajes en WordPress. 

Paso 3: Crear un Formulario de Reserva de Viajes 

Para crear un nuevo formulario, dirígete a la pestaña WPForm » Añadir Nuevo en el panel de WordPress. Verás la biblioteca de plantillas en la siguiente ventana. 

Aquí, puedes buscar una plantilla de formulario de reserva de viajes de tu elección o empezar desde cero. 

Estamos usando la plantilla Formulario de Reserva de Tours para este tutorial. Incluye todos los campos del formulario para recopilar los detalles de contacto y de viaje de los clientes. 

Puedes previsualizar cualquier plantilla para ver qué campos se incluyen. Cuando encuentres una plantilla de formulario adecuada, ingresa un nombre y haz clic en el botón Usar Plantilla. 

Esto inicia el constructor de arrastrar y soltar para que puedas personalizar la plantilla como desees. Aquí, encontrarás todas las opciones de personalización del formulario en el panel del menú izquierdo y la vista previa del formulario en el lado derecho del constructor de formularios. 

Ten en cuenta que las plantillas de WPForms están diseñadas para estar listas para usar, por lo que solo necesitarás hacer cambios mínimos aquí. Verás todos los campos necesarios ya agregados para recopilar información de contacto y solicitudes de reserva.

Para agregar un nuevo campo a tu formulario de reservas de viajes, simplemente arrastra el campo del formulario desde el menú de la izquierda y suéltalo en la vista previa del formulario.

Puedes recopilar números de teléfono, direcciones, correos electrónicos, comentarios de clientes y mucho más. Incluso puedes permitirles subir documentos de viaje como una copia de su pasaporte, visa y comprobante de identidad.

A continuación, es posible que desees personalizar los campos del formulario existentes. Para ello, simplemente haz clic en el campo del formulario y verás las opciones de personalización abrirse a la izquierda.

Por ejemplo, cuando selecciones el campo Fecha preferida, verás todas las configuraciones para elegir el formato de fecha, limitar días y deshabilitar fechas pasadas. También existe la opción de elegir el método para seleccionar la fecha en tu formulario de reserva. 

Así es como el selector de fecha se verá para tus clientes que navegan por tu sitio web.

A continuación, también puedes editar los planes de precios para las tarifas de viaje dependiendo del número de asistentes. En las opciones del campo Número de asistentes, puedes agregar la cantidad de personas y los precios para cada variación. 

Para mostrar los precios en el formulario de reserva, asegúrate de habilitar Mostrar precio después de las etiquetas del artículo aquí.

Ahora los clientes pueden elegir paquetes dependiendo de si desean un plan de viaje individual, en pareja o en grupo. De esta manera, puedes personalizar cada campo del formulario para cambiar la etiqueta y la configuración.

Una característica interesante de WPForms que debemos mencionar es que puedes agregar menús desplegables, casillas de verificación y opciones múltiples. Así que, en caso de que desees ofrecer a los clientes opciones, como comprar un seguro de viaje para su viaje, simplemente puedes arrastrar y soltar una casilla de verificación y personalizar la etiqueta.

Una vez que hayas terminado de personalizar los campos del formulario, haz clic en el botón Guardar. 

Ahora, configuremos la opción de pago para tu formulario en línea.

Paso 4: Agregar método de pago

En el paso anterior, instalamos el complemento de Stripe para aceptar pagos con tarjeta de crédito. Por lo tanto, necesitaremos agregar el campo de formulario Tarjeta de crédito de Stripe de la sección Campos de pago.

Luego, ve a la pestaña Pagos en el menú de la izquierda y elige tu método de pago.

En la página de Stripe, marca la casilla Habilitar pagos de Stripe. 

Aquí, puedes cambiar la descripción del pago y elegir la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar el recibo de pago. A continuación, selecciona el campo Correo electrónico del menú desplegable para enviar el recibo a la dirección de correo electrónico del cliente. 

Asegúrate de guardar tu configuración cuando hayas terminado. 

A continuación, te mostraremos cómo configurar los ajustes del formulario para tu formulario de reserva. 

Paso 5: Configurar los ajustes del formulario de reserva de viajes

En la pestaña Configuración » General, puedes cambiar el nombre del formulario, la descripción, el texto del botón de envío y más. 

Por defecto, cada formulario creado con WPForms viene con protección antispam activada. Sin embargo, si tienes otras medidas de seguridad implementadas, hay una opción para desactivarla aquí. Recomendamos dejarla activada.

Después de guardar tu configuración, necesitarás configurar las notificaciones y confirmaciones del formulario.

Paso 6: Configurar Notificaciones y Confirmaciones

Con WPForms, puedes controlar lo que sucede después de que un cliente reserva un tour usando tu formulario de reservas de viajes. Te permite enviar notificaciones y confirmaciones por correo electrónico a:

• Notificarte a ti y a los miembros de tu equipo sobre nuevas reservas
• Enviar a los clientes los detalles de su reserva y confirmar su reserva
• Mostrar un mensaje de agradecimiento después de una reserva exitosa
• Redirigir a los clientes a una página diferente después del envío del formulario

Esto ayudará a agilizar tu flujo de trabajo y automatizar muchas tareas de seguimiento.

Para configurar las notificaciones por correo electrónico, abre la pestaña Configuración » Notificación en el constructor de formularios. Por defecto, WPForms tiene una notificación de administrador enviada al correo electrónico de administración de WordPress. 

Puedes cambiar eso y agregar más direcciones de correo electrónico de los miembros de tu equipo. Asegúrate de separar múltiples direcciones de correo electrónico con comas. 

Además, puedes enviar a los clientes una notificación para confirmar sus datos de contacto y reserva. Para agregar esta funcionalidad, haz clic en el botón Agregar Nueva Notificación en la esquina superior derecha de la configuración. 

En el campo Enviar a la dirección de correo electrónico, puedes seleccionar el campo de formulario Email usando la opción Mostrar etiquetas inteligentes. De esta manera, la dirección de correo electrónico se envía a la dirección de correo electrónico ingresada por los clientes en el formulario. 

Luego, puedes personalizar la línea de asunto, el nombre del formulario y el cuerpo del correo electrónico para que coincidan con el estilo de tu agencia de viajes. Para agregar una copia de los detalles de la reserva en la notificación por correo electrónico, usa la etiqueta inteligente {all_fields}. 

Incluso puedes habilitar las opciones de pagos completados de Stripe para enviar las notificaciones por correo electrónico solo después de que el pago realizado por el cliente sea exitoso.

También verá una opción para habilitar la lógica condicional. Esto le permite enviar el correo electrónico solo si se cumplen ciertas condiciones. Con esta opción, puede crear notificaciones separadas o correos electrónicos de confirmación que se enviarán a los clientes que reserven diferentes viajes.

A continuación, debe agregar el mensaje de confirmación para su formulario de reserva de viajes. Para ello, vaya a la pestaña Configuración » Notificación y verá la configuración de confirmación.

WPForms le permite elegir entre 3 opciones para la acción de confirmación después de una reserva exitosa:

• Mostrar un mensaje personalizado 
• Redirigir a una página diferente en tu sitio
• Redirigir a un sitio web o página externa

Si desea mostrar un mensaje de confirmación en el front-end, puede ingresar un mensaje personalizado en el editor. 

Para más detalles sobre esto, consulte nuestra guía sobre cómo configurar las notificaciones y confirmaciones correctas.

Una vez que haya terminado con la configuración, haga clic en el botón Guardar. 

Paso 7: Conectar con un Proveedor de Marketing por Correo Electrónico

WPForms le permite conectar su cuenta de marketing por correo electrónico con el propio formulario de reserva. Esto le permitirá agregar automáticamente nuevos contactos e información de clientes a sus listas de correo electrónico en Constant Contact, Mailchimp, SendinBlue y otros proveedores populares de servicios de correo electrónico.

También puede configurar correos electrónicos de respuesta automática y campañas de goteo para dar la bienvenida a nuevos clientes y mantenerlos comprometidos a largo plazo. Por lo tanto, al sincronizar su cuenta de correo electrónico con su formulario de reserva en línea, todo su proceso de reserva será mucho más fácil.

Para configurar esto, en la pestaña Marketing, seleccione el servicio de marketing por correo electrónico de su elección. Luego, puede seguir las instrucciones en pantalla para sincronizar su formulario de reserva con su cuenta de correo electrónico.

Deberás iniciar sesión en tu cuenta de correo electrónico y, dependiendo de tu proveedor de correo, es posible que debas ingresar una clave API que puedes encontrar dentro de tu cuenta de correo.

Es así de simple. Ahora, todo lo que necesitas hacer es publicar el formulario de reservas de viajes para que los clientes puedan empezar a reservar en tu sitio. 

Paso 8: Inserta el formulario de reservas de viajes en tu sitio

WPForms te permite insertar el formulario de reservas de viajes en cualquier página, publicación o área de widget de tu sitio de WordPress. Encontrarás bloques y widgets listos para WordPress, por lo que no tendrás que incrustar fragmentos de código complicados ni siquiera shortcodes.

Si estás utilizando el editor de bloques de WordPress, busca el bloque WPForms y agrégalo a tu página o publicación. 

Luego, puedes seleccionar el formulario de reservas de viajes que creaste en el menú desplegable. 

Verás la vista previa del formulario en el editor de texto después de agregar el formulario de reservas. También hay opciones para mostrar el título y la descripción del formulario. 

Puedes previsualizar tu página para ver cómo se ve y luego presionar el botón Publicar para que se publique en tu sitio.

Si usas el editor clásico de WordPress, también hay una opción fácil. En el editor de publicaciones, encontrarás un botón Agregar formulario. Simplemente haz clic en él y selecciona el formulario de reservas para agregarlo a cualquier página o publicación. 

Incluso puedes agregar tus formularios de reservas en las áreas listas para widgets, como un pie de página o una barra lateral. Dirígete a la pestaña Apariencia » Widgets y arrastra y suelta el widget de WPForms en la barra lateral o el menú del pie de página a la derecha.

Luego, puedes seleccionar el formulario que deseas usando el menú desplegable. Todo lo que queda por hacer es guardar tu configuración.

¡Eso es todo! ¡Lo has logrado!

Ahora tienes un formulario de reservas en línea de aspecto profesional para el sitio de tu agencia de viajes. Ahora, tus visitantes podrán reservar fácilmente sus tours en tu sitio. 

¿Quieres ver tus reservas juntas? Dirígete a la página WPForms » Entradas. Puedes ver las estadísticas de todos tus formularios y luego seleccionar el formulario de reservas para ver los detalles de cada cliente.

Finalmente, si estás usando un constructor de páginas como SeedProd o Elementor, WPForms funciona perfectamente con ellos. Puedes personalizar el fondo, las fuentes y agregar colores para que coincidan con el resto de tu sitio web.

Con SeedProd, puedes crear páginas de reserva personalizadas e incluso agregar identificadores de redes sociales, temporizadores de cuenta regresiva y elementos de comercio electrónico como botones de 'agregar al carrito' y 'finalizar compra'.

Ahora que sabes cómo usar WPForms, puedes crear todo tipo de formularios de WordPress que incluyan:

• Formularios de consulta
• Formularios de solicitud
• Formularios de reserva
• Formularios de solicitud de presupuesto
• Formularios de registro de eventos
• Encuestas y sondeos
• Formularios de registro 
• Formularios de pedido de productos
• y mucho más...

¡Y eso es todo por hoy! Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender fácilmente cómo crear un formulario de reserva para tu agencia de viajes.

A continuación, puedes consultar estos recursos para aumentar las conversiones en tu formulario de reserva de viajes:

• Cómo configurar el seguimiento de formularios de WordPress en Google Analytics
• Cómo Reducir el Abandono de Formularios y Aumentar las Conversiones
• Las 8 mejores herramientas de captura de correo electrónico y creadores de formularios para WordPress

Estas publicaciones te ayudarán a rastrear los envíos de tu formulario y a reducir el abandono del mismo en tu sitio web. La última te ayudará a generar más clientes potenciales y a hacer crecer tu lista de correo electrónico.